Home > Digitale toegankelijkheid in jouw organisatie > Documentenmaker of -beheerder

Documentenmaker of -beheerder

Dit is een kopie van een pagina uit het boekje Digitale toegankelijkheid in jouw organisatie: wie doet wat?

Ook digitale documenten die je online publiceert moeten toegankelijk zijn voor iedereen, inclusief mensen met een functiebeperking. Als documentmaker moet je geschikte software gebruiken, een document toegankelijk opmaken en opslaan. Als beheerder moet je zorgen dat er eisen gesteld worden aan documenten die in de organisatie ontstaan of worden beheerd.

Wat moet je doen als documentenmaker of -beheerder?

  • Weet dat de wettelijke verplichting geldt voor digitale documenten van na 23 september 2018. Afhankelijk van de leeftijd van de website moeten deze documenten in 2019 of 2020 voldoen:
    • Op een nieuwe of vernieuwde website (van na 23 september 2018) moeten documenten die vanaf die datum gemaakt zijn - en die nog online staan - op uiterlijk 23 september 2019 toegankelijk zijn. Anders moet er een toegankelijk gelijkwaardig alternatief zijn.
    • Op oudere websites (van voor 23 september 2018) moeten documenten die vanaf die datum gemaakt zijn - en die nog online staan - op uiterlijk 23 september 2020 toegankelijk zijn. Anders moet er een toegankelijk gelijkwaardig alternatief zijn.
    • Oudere documenten die iemand moet gebruiken bij een ‘actief administratief proces’ moeten achteraf toegankelijk gemaakt worden. Bijvoorbeeld een pdf uit 2016 waarin staat hoe je je kan inschrijven of waarin voorwaarden staan waarmee je akkoord moet gaan.
  • Weet wat de kenmerken van een toegankelijk document zijn. Zoals een structuur waarin koppen zijn opgemaakt, de juiste taalinstellingen, een beschrijvende documenttitel, tekstuele alternatieven voor afbeeldingen, niet enkel informatie in afbeeldingen van tekst, toegankelijke tabellen en formulieren, afdoende contrast en de mogelijkheid tot een andere weergave.
  • Zorg dat je uitgangspunt bruikbare informatie en diensten is in plaats van documenten of een bestandsformaat. Stel een strategie op voor wanneer voor welk bestandstype wordt gekozen en welke content online geplaatst wordt. Pdf (waaronder een pdf van een PowerPoint of Excel), is niet altijd een formaat dat goed aansluit bij de bezoeker en bij de doelstellingen of mogelijkheden van de organisatie.
  • Zorg voor een goede basiskennis bij betrokkenen over toegankelijke afbeeldingen en tabellen, een goede koppenstructuur, bladwijzers (bij pdf), lijsten, contrast en metadata.
  • Doe onderzoek naar de geschiktheid en het gebruik van de op werkplekken beschikbare software. Niet elke versie van een tekstverwerkingsprogramma is geschikt om een toegankelijk document te maken, zeker oudere versies niet. Vaak is andere of aanvullende software nodig om een toegankelijke pdf te maken. Met ‘pdf-printers’ maak je geen toegankelijke pdf. Werk hierbij samen met de ICT-afdeling.
  • Onderzoek, of laat onderzoeken, of met de sjablonen toegankelijke documenten gemaakt kunnen worden. Pas waar nodig het sjabloon aan.
  • Zorg voor een goed test- en reparatieproces. Testen geeft ook de nodige input voor verbeteringen in de workflow.
  • Weet dat met automatische toegankelijkheidstests je slechts een fractie van de eisen meet. Handmatig testen is altijd nodig. En hiervoor is weer kennis nodig. De resultaten van een testtool zeggen onvoldoende over de toegankelijkheid van een document.
  • Richt een proces in waarbij er vervolgstappen zijn indien ontoegankelijke documenten worden aangeboden. Zorg dat officieel geregeld wordt dat een redacteur een ontoegankelijke pdf mag weigeren. Spreek af of de redacteur de pdf repareert of laat repareren of terugstuurt naar de aanbieder.
  • Voorkom dat een pdf ontoegankelijke informatie bevat, zoals een pdf met alleen een infographic, zonder zichtbare en volledig uitgeschreven tekst.
  • Gebruik bij externe partijen, zoals een ontwerpbureau, de inkoopeisen waarin toegankelijkheid zijn verwerkt. Als een partij heeft laten zien dat ze een toegankelijk document hebben gemaakt, wil dat niet zeggen dat ze dat altijd doen. Test regelmatig. Een pdf achteraf repareren is kostbaar en met een ontoegankelijk digitaal document sluit je mensen buiten.
  • Onderzoek welke documenten van voor 23 september 2018 nog online staan en in een ‘actief administratief proces’ zitten. Check of deze toegankelijk zijn. Zo niet, maak ze dan alsnog toegankelijk of zorg voor een toegankelijk alternatief.
  • Stel vast met welke standaarden voor documenten je werkt en wat nodig is om hieraan te voldoen. Bijvoorbeeld PDF/UA, open standaarden en specificaties, WCAG 2.1 AA.
  • Zorg voor input voor de toegankelijkheidsverklaring. Beschrijf welke maatregelen worden genomen om nieuwe documenten direct, vanaf het begin, goed toegankelijk te maken. Geef aan welke problemen er nog zijn en welke maatregelen getroffen worden.

Nuttige links