Home > Digitale toegankelijkheid in jouw organisatie > Inkoper

Inkoper

Dit is een kopie van een pagina uit het boekje Digitale toegankelijkheid in jouw organisatie: wie doet wat?

Als inkoper bij een overheidsinstantie moet je op de hoogte zijn van de geldende wet- en regelgeving en verplichte standaarden. Deze moeten een vaste plek hebben in het inkoopproces.

Wat moet je doen als inkoper?

  • Neem digitale toegankelijkheid op in het inkoopbeleid.
  • Verwerk de laatste versie van de Europese standaard EN 301 549 ‘Accessible requirements for ICT products and services’ in contractuele afspraken en opvolgende evaluaties. Dit is de Europese standaard waaraan wordt gerefereerd in de regelgeving. EN 301 549 omvat alle A en AA succescriteria uit WCAG 2.1.
  • Check bij de interne jurist(en) voor welke websites, apps, documenten en intra- en extranetten wettelijke verplichtingen gelden in jouw organisatie.
  • Weet dat inkoop een grote impact heeft op digitale toegankelijkheid. Veel producten en diensten die je inkoopt zijn relevant: (een CMS voor) websites en intranetten, software voor documenten, video, infographics, huisstijl, formulieren, trainingen, een documentsysteem, een cookiebalk et cetera.
  • Publiceer op het intranet links naar standaarden, richtlijnen en inkoopbeleid.
  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers over de standaard en het niveau waar een in te kopen dienst of product aan moet voldoen. Nu is dat WCAG 2.1 AA (dat betekent de succescriteria op conformiteitsniveau A en AA).
  • Weet dat er een officiële evaluatiemethode is om te toetsen of een dienst of product voldoet aan de gestelde eisen. Die methode is WCAG-EM (de Website Accessibility Conformance Evaluation Methodology (correctie red.) van het W3C). Je kunt ook een gelijkwaardige gedocumenteerde evaluatiemethode op basis van WCAG 2.1 gebruiken.
  • Vraag voorafgaand aan de inkoop van een bestaand product of dienst om een rapportage waarin staat aan welke succescriteria het product of de dienst kan voldoen. Vraag om feiten en zorg anders dat er een rapportage komt.
  • Spreek met de leverancier af dat bij oplevering bewijs wordt overlegd waaruit blijkt dat volledig wordt voldaan aan alle eisen uit de standaard, aan welke kenmerken het bewijs moet voldoen en leg dat vast in het contract. Als bij oplevering niet aan alle eisen is voldaan, vraag dan per afwijking naar de oorzaak, het gevolg, wat het (tijdelijke) alternatief is, welke verbetermaatregelen worden genomen en wat de planning is waarop die maatregel is uitgevoerd. Ga pas over tot acceptatie nadat is vastgesteld dat alle afwijkingen zijn hersteld of wanneer er een acceptabel alternatief of acceptabele planning voor verbetering is.
  • Waak voor niet-deugdelijke claims zoals: ‘We voldoen zoveel mogelijk aan de richtlijnen’. Of een claim die alleen over een subgroep gaat, zoals ‘De pdf’s die uit ons systeem komen zijn bruikbaar voor mensen met screenreaders en zijn dus toegankelijk’.
  • Vraag om input van inhoudelijke experts om een leverancier te beoordelen. Het bekijken van code uit het portfolio van een leverancier kan veel zeggen over hun vermogen om aan eisen voor digitale toegankelijkheid te voldoen.
  • Maak afspraken met leveranciers om tijdens het ontwikkelproces te testen en te repareren. Maak duidelijk afspraken over de methoden en wie de kosten draagt.
  • Maak duidelijke afspraken over een eindtoets, de termijn waarbinnen reparaties plaatsvinden en de kosten van testen en reparaties. Maak afspraken over vervolgstappen indien de leverancier niet conform eisen en afspraken levert.
  • Zorg dat je documenteert wat er aan toegankelijkheid gedaan wordt bij inkoop en dat afwijkingen en maatregelen om deze op te lossen worden vastgelegd. Koppel deze informatie terug aan de jurist en eindverantwoordelijken voor digitale toegankelijkheid zodat deze kan worden opgenomen in de toegankelijkheidsverklaring.
  • Monitor of er buiten de inkoopafdeling om informatie, diensten en afspraken over digitale toegankelijkheid worden ingekocht of gebruikt. Zoals een online videospeler, opgemaakte pdf’s, een online magazine of infographics. Borg dat alleen met de vastgestelde inkoopvoorwaarden wordt ingekocht.
  • Raadpleeg de jurist of inhoudelijke experts bij het vermoeden van een ‘onevenredige last’ of ‘uitzonderingsgrond’ in de wet.

Nuttige links